前期准备及步骤和要点：

1. 明确会议目的：确定会议是为了汇报工作进展、制定计划、解决问题还是传达重要信息等。

2. 确定会议议程：精心安排议程，确保各项重要议题按逻辑顺序排列，分配合理的时间给每个议题。

3. 邀请相关人员：明确需要参加会议的人员，提前发出邀请，并告知会议的主题、时间、地点和议程。

4. 准备会议资料：如报告、数据、图表等，提前分发给与会者，以便他们有时间准备。

 会议现场：

1. 准时开始：按时召开会议，以显示对与会者时间的尊重。

2. 有效主持：主持人要掌控会议节奏，引导讨论，确保每个人都有机会发言，避免冗长或无关的讨论。

3. 清晰记录：安排专人记录会议的主要内容、决策和行动事项。

4. 鼓励互动：创造积极的讨论氛围，鼓励与会者提出问题、分享观点和经验。

 会议结束：

1. 总结会议：主持人对会议内容进行简要总结，强调重点和达成的共识。

2. 明确行动事项：确定具体的行动计划，包括责任人、时间节点和预期成果。

3. 感谢与会者：表达对大家参与和贡献的感谢。

 后续跟进：

1. 跟踪行动事项的进展，定期检查和反馈。

2. 将会议纪要及时发给未参加会议的相关人员。